W ostatnim czasie wszystkie środki masowego przekazu bardzo dużo czasu i miejsca poświęcają RODO. Pod tą skrótową nazwą kryje się Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) z dnia 27-04-2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych. Jak więc wynika z powyższego zapisu przedmiotowe rozporządzenie powstało już w 2016 roku i wszystkie kraje członkowskie Unii Europejskiej miały ponad 2 lata na przygotowanie się do przestrzegania zawartych w nim przepisów.

               W całej Unii Europejskiej RODO obowiązuje od dnia 25 maja 2018r. Dotyczy ono również wspólnot mieszkaniowych, spółdzielni oraz właścicieli nieruchomości wynajmujących swoje lokale. W tym kontekście, analizując przypadek wspólnoty mieszkaniowej, sama wspólnota w odniesieniu do swoich członków będzie podmiotem gromadzącym dane i je przetwarzającym. Przetwarzane będą dane członków wspólnoty, ich kontrahentów oraz dane członków jako dłużników.

               Zgodnie z powyższym wspólnota mieszkaniowa będzie również tak zwanym Administratorem Danych Osobowych (ADO), a więc zgodnie z nowymi przepisami podmiotem, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych. Takim ADO nie będzie Zarząd wspólnoty, ani zarządca. Zarządca będzie w tym wypadku traktowany jako podmiot przetwarzający dane, czyli Posesor.

               Stąd ważne jest, aby wspólnota mieszkaniowa, reprezentowana przez Zarząd, podpisała stosowną umowę powierzenia danych osobowych do przetwarzania z zarządcą, który musi zapewnić ochronę tych danych i taki sposób ich przetwarzania, który będzie zgodny z regulacjami unijnymi.

               Zasady przetwarzania danych osobowych

Po pierwsze przetwarzanie musi odbywać się zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób jak najbardziej przejrzysty i przystępny dla osoby, której dane dotyczą. Po drugie dane osobowe powinny  być zbierane tylko i wyłącznie w ściśle określonych celach. Osoba, której dane dotyczą musi wyrazić dobrowolną zgodę na przetwarzanie swoich danych. Dane osobowe gromadzone przez ADO i przetwarzane przez Posesora powinny być adekwatne, to znaczy ich zakres należy ograniczyć do takich danych, które będą niezbędne dla osiągnięcia celów. Na przykład, dla wspólnoty mieszkaniowej do celów zarządzania i rozliczeń wystarczające będzie gromadzenie oraz przetwarzanie tylko podstawowych danych identyfikujących ich członków. Gromadzenie, w tym przypadku, na przykład informacji medycznych będzie już sprzeczne z zasadą minimalizacji danych.

               W naszej firmie Państwa dane osobowe są chronione na wiele różnych sposobów: zainstalowaliśmy specjalne oprogramowanie komputerowe służące do szyfrowania danych, stworzyliśmy stosowną politykę bezpieczeństwa danych, a także wdrożyliśmy szereg innych instrumentów pozwalających nam funkcjonować w zakresie ochrony danych osobowych zgodnie z obowiązującymi aktualnie przepisami prawa.