Udział w nieruchomości wspólnej to wyrażona ułamkiem lub procentowo wielkość udziału we współwłasności nieruchomości wspólnej, określona dla każdego samodzielnego lokalu położonego w danej nieruchomości gruntowej bądź lokalowej. Wielkość tę określa się zarówno dla lokali wyodrębnionych jak i samodzielnych lokali niewyodrębnionych, pozostających własnością dotychczasowego właściciela nieruchomości, co ma miejsce przy sukcesywnym wyodrębnianiu kolejnych lokali z danej nieruchomości.

               Udział w nieruchomości wspólnej to bardzo ważnych współczynnik, ma istotne znaczenie praktyczne dla prawidłowego funkcjonowania całej wspólnoty mieszkaniowej. Wiążą się z nim bowiem takie aspekty jak: głosowanie uchwał, partycypacja w kosztach remontów i bieżącego utrzymania nieruchomości oraz naliczenie podatku od nieruchomości.

               Niestety, jak wynika z doświadczenia zarządców nieruchomości, problem błędnych pomiarów powierzchni, a co się z tym wiąże wadliwych wyliczeń udziałów, dotyczy wielu wspólnot.

               Skąd jednak biorą się błędy w wyliczeniach? Do najczęściej występujących przyczyn zaliczyć można: zmiany zasad pomiaru powierzchni poszczególnych lokali, błędy podczas pomiaru lub/i błędne liczenie sumy powierzchni lokali, zmiany powierzchni lokali powstałe w wyniku ich przeróbek, itd.

               Niezależnie od przyczyn błędnie wykazanych wielkości udziałów w nieruchomości wspólnej, zgodnie z literą prawa, Zarząd lub zarządca wspólnoty mieszkaniowej mają obowiązek zaktualizować powierzchnię lokali, czyli wykonać tzw. inwentaryzację nieruchomości. Dokonanie wszelkich niezbędnych pomiarów i ostateczne przygotowanie dokumentu musi być zrealizowane przez osobę posiadającą specjalistyczne uprawnienia.

               Każda prawidłowo wykonana inwentaryzacja powinna opierać się na zasadach pomiaru zgodnych z obowiązującym prawem. Dlatego mierząc powierzchnię użytkową danego lokalu należy brać pod uwagę wszystkie pomieszczenia znajdujące się w tym lokalu, a w szczególności pokoje, kuchnię, spiżarnie, przedpokoje, hole, korytarze, łazienki oraz wszelkie inne pomieszczenia służące mieszkalnym i gospodarczym potrzebom lokatora.  Co ważne, obmiaru powierzchni użytkowej lokalu dokonuje się zawsze w świetle wyprawionych ścian.

               Po przeprowadzeniu procesu inwentaryzacyjnego członkowie wspólnoty mieszkaniowej są zobligowani do podjęcia uchwały w obecności notariusza, w której właściciele lokali wyrażają zgodę na zmianę wysokości udziałów we współwłasności nieruchomości wspólnej. Następnie notariusz po upływie 6-ciu tygodni (ustawowy termin, w którym uchwała może zostać zaskarżona) przekazuje taką uchwałę do sądu wieczystoksięgowego, celem dokonania korekty powierzchni i udziałów w księgach wieczystych: gruntowej i lokalowych.

               Wyżej opisany proces jest niestety bardzo czasochłonny, a nieruchomość musi cały czas funkcjonować. W związku z tym, do czasu przyjęcia nowych udziałów, naliczenia obowiązkowych opłat oraz rozliczenia kosztów utrzymania  nieruchomości wspólnej powinny być dokonywane na podstawie powierzchni użytkowej lokali określonych w aktach notarialnych lub księgach wieczystych. Wynika to bezpośrednio z Ustawy o własności lokali (art. 3 ust. 3), która mówi że udział właściciela lokalu wyodrębnionego w nieruchomości wspólnej odpowiada stosunkowi powierzchni użytkowej lokalu wraz z powierzchnią pomieszczeń przynależnych do łącznej powierzchni użytkowej wszystkich lokali wraz z pomieszczeniami do nich przynależnymi. A zatem, udziały w części wspólnej należy określać na podstawie rzeczywistej powierzchni lokali, zgodnej z posiadaną w danym momencie wiedzą w tym zakresie. Po wykonaniu dokumentu inwentaryzacyjnego będzie to powierzchnia z niego wynikająca. Jednak do chwili wykonania inwentaryzacji należy posłużyć się aktami notarialnymi lub księgami wieczystymi.